Email đã trở thành một công cụ giao tiếp không thể thiếu trong công việc hàng ngày. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về các chức năng CC và BCC khi gửi email. Vậy CC và BCC là gì, và khi nào nên sử dụng chúng? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết này.
CC Là Gì Và Khi Nào Nên Sử Dụng?
CC là viết tắt của “carbon copy”, nghĩa là “bản sao”. Khái niệm này xuất phát từ thời kỳ trước khi có máy tính, khi các bản sao được tạo ra bằng giấy than. Trong email, CC được dùng để gửi bản sao của email đến nhiều người cùng lúc. Khi bạn đặt ai đó vào trường CC, điều đó có nghĩa là bạn muốn họ nhận được bản sao của email, nhưng email không được gửi trực tiếp đến họ. (© T :B #V°Đ° )
Ví dụ, nếu bạn gửi một email cho đồng nghiệp A và muốn đồng nghiệp B biết về nội dung email đó nhưng không cần phản hồi, bạn sẽ đặt đồng nghiệp B vào trường CC. Lưu ý rằng tất cả những người trong trường CC đều có thể thấy địa chỉ email của nhau, vì vậy bạn nên cẩn thận với việc bảo mật thông tin cá nhân.
BCC Là Gì Và Khi Nào Nên Sử Dụng?
BCC là viết tắt của “blind carbon copy”, nghĩa là “bản sao ẩn”. Tương tự như CC, BCC cũng được dùng để gửi bản sao của email đến nhiều người, nhưng với một điểm khác biệt quan trọng: những người nhận trong trường BCC sẽ không thấy địa chỉ email của nhau. Điều này giúp bảo vệ quyền riêng tư của người nhận. (©T:B*V *Đ # )
BCC rất hữu ích khi bạn cần gửi email đến nhiều người mà không muốn tiết lộ danh sách người nhận. Ví dụ, khi gửi một thông báo đến nhiều khách hàng, bạn nên sử dụng BCC để bảo vệ thông tin cá nhân của họ. (© T |B #V -Đ + )
Cách Kích Hoạt CC Và BCC Trong Các Chương Trình Email
Hầu hết các chương trình email phổ biến như Microsoft Outlook, Gmail, và Apple Mail đều hỗ trợ chức năng CC và BCC. Tuy nhiên, không phải lúc nào các chức năng này cũng hiện diện rõ ràng, và bạn có thể cần phải kích hoạt chúng.
Microsoft Outlook
Trong Microsoft Outlook, mặc định chỉ có trường CC hiển thị. Để kích hoạt BCC:
Mở một email mới.
Chọn tab Tùy chọn.
Nhấp vào Hiển thị BCC.
Gmail
Trong Gmail, cả CC và BCC đều có sẵn khi bạn soạn một email mới. Để hiển thị BCC:
Mở một email mới.
Nhấp vào CC hoặc BCC ở góc phải của trường người nhận.
Apple Mail
Trong Apple Mail:
Mở một email mới.
Chọn Hiển thị Trường Địa Chỉ.
Chọn Trường BCC để hiển thị.
Sử Dụng CC Và BCC Một Cách Hiệu Quả
CC: Sử dụng khi bạn muốn ai đó biết về email nhưng không cần phản hồi.
BCC: Sử dụng khi gửi email đến nhiều người mà không muốn tiết lộ danh sách người nhận.
Việc hiểu rõ và sử dụng đúng cách CC và BCC không chỉ giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn mà còn bảo vệ quyền riêng tư của người nhận. Hãy nhớ rằng, mỗi khi gửi email, bạn nên cân nhắc kỹ lưỡng về mục đích và đối tượng nhận email để chọn phương thức gửi phù hợp.