Khi một cơ sở kinh doanh bắt đầu thuê nhân viên, vai trò của chủ tiệm không chỉ là quản lý doanh thu và khách hàng. Từ thời điểm trở thành Arbeitgeber, người chủ phải chú ý đến nhiều nghĩa vụ về lao động, bảo hiểm xã hội, đào tạo, bảo vệ thai sản và các trường hợp chấm dứt hợp đồng đặc biệt.
Arbeitgeber là gì?
Arbeitgeber là người sử dụng lao động, tức cá nhân hoặc doanh nghiệp thuê người khác làm việc theo quan hệ lao động. Với các cửa hàng, tiệm dịch vụ, nhà hàng, quán ăn hoặc cơ sở nhỏ, vai trò này thường bắt đầu ngay khi có nhân viên làm theo hợp đồng, kể cả bán thời gian hoặc học nghề.
Những nghĩa vụ cần chú ý khi thuê nhân viên
Khi có nhân viên, chủ cơ sở cần quản lý không chỉ lịch làm việc và tiền lương mà còn cả nghĩa vụ hành chính. Một số việc thường gặp gồm:
- Đăng ký nhân viên với hệ thống bảo hiểm xã hội
- Lưu giữ thông tin lao động và tiền lương đúng quy định
- Thực hiện nghĩa vụ thuế liên quan đến tiền lương
- Bảo đảm điều kiện làm việc phù hợp
- Tuân thủ quy định về thời gian làm việc, nghỉ phép và nghỉ bệnh
- Theo dõi nghĩa vụ đặc biệt với nhân viên đang mang thai, cho con bú hoặc chăm sóc người thân
Đăng ký nhân viên với Sozialversicherung
Một nghĩa vụ quan trọng của Arbeitgeber là đăng ký người lao động với Sozialversicherung. Đây là hệ thống bảo hiểm xã hội, thường liên quan đến bảo hiểm y tế, hưu trí, thất nghiệp, chăm sóc dài hạn và tai nạn lao động.
Chủ cơ sở nên kiểm tra kỹ:
- Nhân viên thuộc loại hợp đồng nào
- Làm toàn thời gian, bán thời gian hay Minijob
- Cần đăng ký qua kênh nào
- Mức đóng góp của Arbeitgeber và Arbeitnehmer ra sao
- Thời điểm phải báo tăng, báo giảm hoặc thay đổi dữ liệu
Nếu bỏ sót việc đăng ký, chủ sử dụng lao động có thể gặp rủi ro về truy thu, phạt hành chính và tranh chấp với nhân viên.
Khi nhận Auszubildende
Nếu cơ sở nhận người học nghề, nghĩa vụ của Arbeitgeber sẽ mở rộng thêm, Arbeitgeber có thể phải đăng ký Auszubildende tại Berufsschule, đăng ký thi giữa kỳ hoặc thi cuối kỳ.
Những điểm cần chuẩn bị gồm:
- Hợp đồng đào tạo nghề rõ ràng
- Kế hoạch đào tạo phù hợp với nghề
- Đăng ký trường nghề cho Auszubildende
- Theo dõi thời gian học tại trường và thời gian làm tại cơ sở
- Đăng ký kỳ thi theo yêu cầu của ngành nghề
- Bảo đảm người hướng dẫn có điều kiện phù hợp
Bảo vệ nhân viên mang thai hoặc đang cho con bú
Khi có nhân viên đang mang thai hoặc cho con bú, Arbeitgeber cần đặc biệt cẩn trọng.
Chủ cơ sở nên chú ý:
- Không bố trí công việc gây nguy hiểm cho sức khỏe mẹ và trẻ
- Kiểm tra điều kiện làm việc, thời gian làm việc và nghỉ ngơi
- Ghi nhận thông tin và thông báo theo yêu cầu nếu thuộc trường hợp phải báo
- Tránh quyết định nhân sự vội vàng có thể vi phạm quy định bảo vệ thai sản
Trong các trường hợp nhạy cảm, nên hỏi cơ quan chuyên môn hoặc tư vấn pháp lý trước khi đưa ra quyết định.
Kündigung trong Elternzeit hoặc Pflegezeit
Chấm dứt hợp đồng lao động luôn là vấn đề nhạy cảm. Với nhân viên đang trong Elternzeit hoặc Pflegezeit, chủ sử dụng lao động càng cần thận trọng hơn.
Trước khi đưa ra quyết định, nên kiểm tra:
- Nhân viên có đang trong thời gian được bảo vệ không
- Có cần xin phép cơ quan có thẩm quyền không
- Lý do chấm dứt có đủ căn cứ không
- Thời hạn báo trước được áp dụng thế nào
- Hồ sơ trao đổi với nhân viên đã đầy đủ chưa
- Có rủi ro tranh chấp lao động không
Những lỗi thường gặp của chủ cơ sở nhỏ
Nhiều chủ cơ sở nhỏ tập trung vào vận hành hằng ngày nên dễ xem nhẹ phần hành chính lao động. Tuy nhiên, các lỗi nhỏ có thể dẫn đến rắc rối lớn nếu bị kiểm tra hoặc phát sinh tranh chấp.
Các lỗi nên tránh:
- Thuê người làm nhưng không xác định rõ loại hợp đồng
- Không đăng ký hoặc đăng ký muộn với bảo hiểm xã hội
- Không lưu chứng từ lương và giờ làm
- Nhầm lẫn giữa Minijob, Teilzeit và tự kinh doanh giả
- Chấm dứt hợp đồng bằng miệng hoặc thiếu hồ sơ
- Không chú ý quy định đặc biệt với thai sản, Elternzeit, Pflegezeit
- Nhận người học nghề nhưng chưa nắm nghĩa vụ đào tạo
Checklist khi bắt đầu thuê nhân viên
Trước khi nhân viên bắt đầu làm việc, chủ cơ sở nên chuẩn bị một checklist cơ bản để tránh thiếu sót.
Các việc cần kiểm tra gồm:
- Hợp đồng lao động bằng văn bản
- Mô tả công việc và thời gian làm việc
- Mức lương, ngày trả lương và cách ghi nhận giờ làm
- Đăng ký Sozialversicherung nếu thuộc diện áp dụng
- Hồ sơ thuế tiền lương
- Quy định nghỉ phép, nghỉ bệnh và báo ca
- Bảo hiểm tai nạn lao động nếu liên quan
- Quy trình xử lý khi nhân viên thay đổi dữ liệu cá nhân
- Người phụ trách hồ sơ nhân sự hoặc kế toán lương
Khi nào nên tìm tư vấn?
Không phải mọi việc đều có thể tự xử lý, nhất là khi cơ sở có nhiều nhân viên hoặc phát sinh tranh chấp. Chủ cơ sở nên tìm tư vấn khi không chắc về hợp đồng, bảo hiểm, Kündigung hoặc nghĩa vụ với nhóm lao động được bảo vệ đặc biệt.
Nên cân nhắc tư vấn khi:
- Chuẩn bị sa thải nhân viên
- Nhân viên đang trong Elternzeit, Pflegezeit hoặc Schwangerschaft
- Có tranh chấp lương, giờ làm hoặc nghỉ phép
- Muốn nhận Auszubildende lần đầu
- Không rõ nhân viên là Minijob, Teilzeit hay freelancer
- Bị cơ quan chức năng yêu cầu bổ sung hồ sơ
Nguồn tham khảo
Service BW – Arbeitgeber: https://www.service-bw.de/rest/api/lebenslagen/5000437