Những tuần đầu sau khi sinh con tại Đức thường đi kèm nhiều thủ tục có liên quan chặt chẽ với nhau. Geburtsurkunde là giấy tờ mở đường cho bảo hiểm y tế, Elterngeld, Kindergeld, hộ chiếu và hồ sơ cư trú của trẻ. Chuẩn bị trước danh sách giấy tờ, chia công việc theo từng tuần và lưu bản sao mọi hồ sơ sẽ giúp gia đình tránh bỏ lỡ thời hạn.
Việc đầu tiên: đăng ký khai sinh tại Standesamt
Việc sinh con phải được đăng ký tại Standesamt của nơi trẻ chào đời, không nhất thiết là Standesamt tại nơi gia đình cư trú.
Nếu sinh tại bệnh viện hoặc Geburtshaus, cơ sở thường chuyển Geburtsanzeige đến Standesamt. Cha mẹ vẫn phải nộp các giấy tờ cần thiết để cơ quan hộ tịch xác định tên, quan hệ cha mẹ và lập giấy khai sinh.
Nếu sinh tại nhà, Hebamme, bác sĩ hoặc người có nghĩa vụ thông báo cần bảo đảm việc sinh được khai báo theo quy định. Gia đình nên liên hệ Standesamt ngay để biết thủ tục áp dụng.
Giấy tờ thường cần để làm Geburtsurkunde
Danh sách chính xác phụ thuộc vào tình trạng hôn nhân, quốc tịch và hồ sơ hộ tịch của cha mẹ. Standesamt có thể yêu cầu:
- Geburtsanzeige của bệnh viện hoặc cơ sở sinh;
- Hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân của cha mẹ;
- Giấy khai sinh của cha mẹ;
- Giấy đăng ký kết hôn;
- Giấy ly hôn hoặc giấy chứng tử của vợ, chồng trước nếu liên quan;
- Vaterschaftsanerkennung nếu cha mẹ không kết hôn;
- Sorgeerklärung nếu đã thực hiện;
- Giấy tờ về việc lựa chọn họ của trẻ;
- Bản dịch chứng thực đối với giấy tờ nước ngoài;
- Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự khi được yêu cầu.
Nên hỏi Standesamt trước ngày sinh xem giấy tờ nước ngoài cần bản gốc, bản dịch của người tuyên thệ hay xác nhận bổ sung nào. Việc xác minh giấy tờ hộ tịch có thể kéo dài nếu hồ sơ thiếu hoặc thông tin không thống nhất.
Nên xin bao nhiêu bản Geburtsurkunde?
Standesamt cấp Geburtsurkunde sau khi hoàn tất Beurkundung. Một số giấy chứng nhận được cấp theo mục đích sử dụng cho các cơ quan như Krankenkasse, Elterngeldstelle hoặc Mutterschaftshilfe.
Gia đình nên kiểm tra cần bản nào cho:
- Đăng ký trẻ với Krankenkasse;
- Hồ sơ Elterngeld;
- Mutterschaftsgeld;
- Hộ chiếu hoặc giấy tờ quốc tịch;
- Aufenthaltstitel;
- Các thủ tục ngân hàng, bảo hiểm hoặc gia đình khác.
Nên quét bản điện tử và lưu bản sao, nhưng nhiều thủ tục vẫn có thể yêu cầu bản giấy dành riêng cho mục đích đó.
Chọn tên và họ cho trẻ
Cha mẹ cần khai Vorname và Geburtsname của trẻ. Quyền quyết định phụ thuộc vào tình trạng Sorgeberechtigung và tên gia đình của cha mẹ.
Nếu chưa thống nhất tên tại thời điểm sinh, cần thông báo trong thời hạn do pháp luật và Standesamt hướng dẫn. Service-BW nêu rằng nếu tên chưa được xác định khi sinh, cha mẹ phải bổ sung trong vòng một tháng.
Trường hợp có yếu tố nước ngoài có thể cần kiểm tra luật đặt tên áp dụng. Không nên đặt vé máy bay hoặc làm giấy tờ khác trước khi cách viết tên trong Geburtsurkunde được xác nhận.
Cha mẹ chưa kết hôn: Vaterschaftsanerkennung
Nếu cha mẹ không kết hôn, quan hệ pháp lý giữa người cha và trẻ thường cần được thiết lập bằng Vaterschaftsanerkennung. Thủ tục có thể thực hiện trước hoặc sau khi sinh tại Jugendamt, Standesamt, Amtsgericht hoặc công chứng viên tùy trường hợp.
Thông thường cần:
- Giấy tờ tùy thân của cha và mẹ;
- Giấy khai sinh của cha mẹ;
- Mutterpass nếu thực hiện trước sinh;
- Geburtsurkunde của trẻ nếu thực hiện sau sinh;
- Sự đồng ý của người mẹ.
Vaterschaftsanerkennung không tự động đồng nghĩa với quyền nuôi con chung. Nếu muốn gemeinsame Sorge, cha mẹ có thể cần Sorgeerklärung riêng.
Đăng ký nơi cư trú của trẻ
Khi trẻ sinh tại Đức và sống cùng cha mẹ, dữ liệu khai sinh thường được Standesamt chuyển đến Meldebehörde. Trong nhiều trường hợp, gia đình không phải thực hiện một Anmeldung riêng giống như khi chuyển nhà.
Tuy nhiên, nên kiểm tra với Bürgeramt nếu:
- Cha mẹ có địa chỉ đăng ký khác nhau;
- Trẻ không sống tại địa chỉ của người mẹ;
- Dữ liệu địa chỉ trong Geburtsurkunde chưa đúng;
- Không nhận được Steuer-ID của trẻ sau một thời gian hợp lý;
- Gia đình chuyển nhà ngay sau khi sinh.
Steuer-ID của trẻ được cấp thế nào?
Sau khi dữ liệu đăng ký được chuyển đến cơ quan thuế liên bang, trẻ thường được cấp steuerliche Identifikationsnummer tự động. Thư thông báo được gửi đến địa chỉ đăng ký.
Steuer-ID của trẻ cần cho hồ sơ Kindergeld và có thể được dùng trong các thủ tục thuế khác. Gia đình nên lưu số này lâu dài, không chỉ giữ bức thư gốc.
Đăng ký bảo hiểm y tế cho trẻ
Trẻ cần được đăng ký với Krankenkasse càng sớm càng tốt. Nếu đủ điều kiện Familienversicherung trong bảo hiểm công lập, trẻ có thể được bảo hiểm cùng cha hoặc mẹ mà không phải đóng khoản phí riêng.
Krankenkasse thường yêu cầu:
- Đơn đăng ký trẻ;
- Geburtsurkunde dành cho bảo hiểm;
- Thông tin bảo hiểm của cha và mẹ;
- Thông tin thu nhập hoặc tình trạng bảo hiểm nếu cha mẹ thuộc hai hệ thống khác nhau;
- Ảnh của trẻ khi đến độ tuổi cần thiết cho Gesundheitskarte.
Nếu một người có bảo hiểm tư nhân hoặc cha mẹ thuộc các hệ thống bảo hiểm khác nhau, không nên mặc nhiên cho rằng Familienversicherung miễn phí được áp dụng. Krankenkasse sẽ kiểm tra điều kiện cụ thể.
Đi khám U2 và U3 đúng lịch
Các Untersuchung dành cho trẻ giúp phát hiện sớm vấn đề sức khỏe và phát triển. U2 thường được thực hiện trong những ngày đầu, nhiều trường hợp ngay tại bệnh viện. U3 diễn ra trong những tuần tiếp theo theo lịch trong Kinderuntersuchungsheft.
Gia đình nên:
- Chọn Kinderarzt sớm;
- Đặt lịch U3 trước khi hết chỗ;
- Mang Kinderuntersuchungsheft;
- Mang Impfpass nếu đã được cấp;
- Thông báo các vấn đề ăn, ngủ, vàng da hoặc tăng cân;
- Lưu giấy giới thiệu và kết quả xét nghiệm nếu có.
Thông báo cho Krankenkasse để nhận Mutterschaftsgeld
Nếu người mẹ có quyền nhận Mutterschaftsgeld, sau khi sinh thường phải gửi Geburtsurkunde hoặc giấy chứng nhận dành cho Mutterschaftshilfe cho Krankenkasse.
Thời gian bảo vệ sau sinh thông thường kéo dài tám tuần. Trong trường hợp sinh non, sinh nhiều con hoặc một số trường hợp trẻ khuyết tật theo điều kiện luật định, thời gian có thể dài hơn.
Thông báo cho Arbeitgeber
Người lao động nên thông báo ngày sinh thực tế cho Arbeitgeber, đặc biệt khi ngày sinh khác với ngày dự kiến. Thông tin này ảnh hưởng đến Mutterschutzfrist, Elternzeit, Entgeltabrechnung và kế hoạch trở lại làm việc.
Có thể cần gửi:
- Thông báo ngày sinh;
- Geburtsurkunde hoặc xác nhận sinh;
- Đăng ký Elternzeit đúng hình thức;
- Kế hoạch làm Teilzeit trong Elternzeit nếu có;
- Thông tin thay đổi Steuermerkmale khi cần.
Elternzeit phải đăng ký đúng thời hạn
Elternzeit là quyền nghỉ việc không hưởng lương theo luật, khác với Elterngeld là khoản hỗ trợ tài chính. Người muốn nghỉ Elternzeit phải thông báo cho Arbeitgeber đúng thời hạn và đúng hình thức.
Đối với Elternzeit trước sinh nhật thứ ba của trẻ, thời hạn thông báo thông thường là bảy tuần trước ngày bắt đầu. Với người mẹ bắt đầu Elternzeit ngay sau Mutterschutzfrist, kế hoạch nên được chuẩn bị sớm để không bỏ lỡ thời hạn.
Thông báo cần ghi rõ giai đoạn muốn nghỉ. Vì yêu cầu về hình thức và thời kỳ ràng buộc có ý nghĩa pháp lý, nên sử dụng mẫu rõ ràng và giữ bằng chứng Arbeitgeber đã nhận.
Nộp Elterngeld trong ba Lebensmonate đầu
Elterngeld chỉ có thể được nộp sau khi trẻ chào đời. Familienportal khuyến nghị nộp ngay sau sinh và trong ba Lebensmonate đầu, vì khoản này chỉ được trả truy lĩnh tối đa ba Lebensmonate.
Hồ sơ thường gồm:
- Đơn Elterngeld của bang;
- Geburtsurkunde dành cho Elterngeld;
- Chứng minh thu nhập trước sinh;
- Giấy xác nhận Mutterschaftsgeld;
- Giấy xác nhận Zuschuss của Arbeitgeber;
- Thông tin về thời gian làm việc sau sinh;
- Giấy tờ cư trú nếu được yêu cầu;
- Chữ ký của cả hai cha mẹ trong trường hợp biểu mẫu yêu cầu.
Cần lập kế hoạch giữa Basiselterngeld, ElterngeldPlus và Partnerschaftsbonus trước khi chọn Lebensmonate. Elterngeld được tính theo tháng tuổi của trẻ, không phải tháng dương lịch.
Nộp Kindergeld cho Familienkasse
Kindergeld được nộp tại Familienkasse của Bundesagentur für Arbeit. Hồ sơ có thể được gửi trực tuyến.
Đối với trẻ dưới 18 tuổi sinh tại Đức, Familienkasse thường cần Steuer-ID của người nộp đơn và Steuer-ID của trẻ. Các trường hợp có yếu tố nước ngoài, làm việc xuyên biên giới hoặc nhận quyền lợi gia đình từ quốc gia khác có thể cần thêm giấy tờ.
Nên chuẩn bị:
- Steuer-ID của cha hoặc mẹ nộp đơn;
- Steuer-ID của trẻ;
- Thông tin ngân hàng;
- Thông tin về nơi cư trú và việc làm;
- Giấy tờ bổ sung khi có liên hệ với nước ngoài.
Kiểm tra quyền Kinderzuschlag và Wohngeld
Sau khi có thêm thành viên gia đình, thu nhập và nhu cầu nhà ở thay đổi. Gia đình có thu nhập thấp hoặc trung bình nên kiểm tra khả năng nhận Kinderzuschlag và Wohngeld.
Các khoản này không tự động được cấp cùng Kindergeld. Mỗi quyền lợi có đơn, điều kiện thu nhập và cơ quan xử lý riêng.
Hộ chiếu và giấy tờ đi lại cho trẻ
Geburtsurkunde không thay thế hộ chiếu. Nếu trẻ cần đi ra nước ngoài, cha mẹ phải làm giấy tờ đi lại được công nhận trước chuyến đi.
Cơ quan cấp hộ chiếu phụ thuộc vào quốc tịch của trẻ. Có thể cần:
- Geburtsurkunde;
- Hộ chiếu của cha mẹ;
- Giấy tờ quốc tịch;
- Vaterschaftsanerkennung;
- Sorgeerklärung hoặc bằng chứng quyền nuôi dưỡng;
- Ảnh sinh trắc học của trẻ;
- Sự hiện diện hoặc đồng ý của người có quyền Sorge.
Không nên đặt vé trước khi biết thời gian cấp hộ chiếu và yêu cầu nhập cảnh của quốc gia đến.
Aufenthaltstitel cho trẻ sinh tại Đức
Việc sinh tại Đức không tự động giải quyết mọi vấn đề về quốc tịch và cư trú. Quyền cư trú của trẻ phụ thuộc vào tình trạng của cha mẹ và các điều kiện pháp luật.
Theo Điều 33 Aufenthaltsgesetz, trẻ sinh tại Đức có thể được cấp Aufenthaltserlaubnis trong những điều kiện nhất định khi cha hoặc mẹ có Aufenthaltstitel. Nếu cả hai cha mẹ, hoặc người duy nhất có quyền nuôi dưỡng, có Aufenthaltserlaubnis, Niederlassungserlaubnis hoặc Daueraufenthalt-EU tại thời điểm sinh, luật quy định việc cấp Aufenthaltserlaubnis cho trẻ theo cơ chế tương ứng.
Nếu Aufenthaltstitel không được cấp đương nhiên, khoản 2 Điều 81 Aufenthaltsgesetz yêu cầu nộp đơn trong vòng sáu tháng sau sinh.
Nên liên hệ Ausländerbehörde sớm để hỏi:
- Trẻ có được cấp Aufenthaltstitel tự động hay phải nộp đơn;
- Có cần hộ chiếu trước khi sản xuất eAT không;
- Giấy tờ cư trú của cha mẹ nào phải nộp;
- Có cần chứng minh Sorgeberechtigung không;
- Giấy tờ nào cần cho việc đi nước ngoài.
Kiểm tra quốc tịch của trẻ
Quốc tịch không nên được suy đoán chỉ từ nơi sinh. Trẻ có thể nhận quốc tịch theo cha mẹ, theo quy định của quốc gia liên quan hoặc trong một số trường hợp theo luật quốc tịch Đức.
Nếu gia đình có nhiều quốc tịch hoặc tình trạng pháp lý phức tạp, nên hỏi Standesamt, cơ quan quốc tịch và cơ quan đại diện ngoại giao để xác định:
- Trẻ có quốc tịch nào từ khi sinh;
- Có cần đăng ký khai sinh tại cơ quan đại diện không;
- Tên của trẻ được ghi thế nào trong hộ chiếu;
- Có cần giấy chứng nhận quốc tịch không;
- Quy định về nhiều quốc tịch áp dụng ra sao.
Đăng ký với Haftpflichtversicherung và các bảo hiểm khác
Gia đình nên thông báo việc sinh con cho các công ty bảo hiểm đang có hợp đồng. Trẻ có thể cần được thêm vào Familienhaftpflicht hoặc các hợp đồng gia đình khác.
Cần kiểm tra:
- Trẻ đã được bao gồm trong Privathaftpflicht chưa;
- Phạm vi bảo hiểm đối với deliktunfähige Kinder;
- Hợp đồng bảo hiểm tai nạn tư nhân nếu gia đình có nhu cầu;
- Bezugsberechtigte trong bảo hiểm nhân thọ;
- Thay đổi mức phí khi gia đình có thêm thành viên.
Chuẩn bị hồ sơ Kita từ sớm
Tại nhiều địa phương, nhu cầu Kita cao và quy trình đăng ký có thể bắt đầu sớm sau khi sinh. Gia đình nên kiểm tra cổng đăng ký của Gemeinde, Jugendamt hoặc nhà cung cấp Kita.
Nên làm rõ:
- Thời điểm sớm nhất được đăng ký;
- Ngày dự kiến bắt đầu Betreuung;
- Số giờ chăm sóc cần thiết;
- Có cần đăng ký nhiều cơ sở không;
- Hồ sơ về việc làm của cha mẹ;
- Khả năng xin giảm hoặc miễn phí Betreuung.
Kế hoạch thủ tục theo từng giai đoạn
Ngay sau khi sinh
- Kiểm tra Geburtsanzeige;
- Nộp giấy tờ cho Standesamt;
- Thông báo Arbeitgeber và Krankenkasse;
- Hoàn thành U2;
- Đặt lịch Kinderarzt và U3.
Trong những tuần đầu
- Nhận Geburtsurkunde;
- Đăng ký trẻ với Krankenkasse;
- Nộp giấy tờ Mutterschaftsgeld;
- Chuẩn bị Elterngeld và Kindergeld;
- Kiểm tra Anmeldung và Steuer-ID;
- Liên hệ cơ quan hộ chiếu và Ausländerbehörde nếu cần.
Trong ba Lebensmonate đầu
- Nộp Elterngeld để tránh mất tháng truy lĩnh;
- Hoàn tất Kindergeld;
- Kiểm tra Elternzeit và kế hoạch làm việc;
- Đăng ký Kita nếu địa phương cho phép;
- Kiểm tra Kinderzuschlag và Wohngeld.
Checklist giấy tờ sau khi sinh con tại Đức
- Geburtsurkunde và bản dành cho từng cơ quan;
- Giấy tờ tùy thân của cha mẹ;
- Vaterschaftsanerkennung và Sorgeerklärung nếu cần;
- Xác nhận bảo hiểm y tế của trẻ;
- Steuer-ID của trẻ;
- Đơn Kindergeld;
- Đơn Elterngeld và chứng minh thu nhập;
- Thông báo Elternzeit;
- Hộ chiếu hoặc giấy tờ đi lại;
- Hồ sơ Aufenthaltstitel;
- Kinderuntersuchungsheft và Impfpass;
- Xác nhận đăng ký Kita nếu đã nộp.
Nguồn tham khảo chính thức
- Familienportal: Đăng ký trẻ tại Standesamt
- Familienportal: Checklist sau khi sinh
- Familienportal: Nộp Elterngeld
- Bundesagentur für Arbeit: Kindergeld cho trẻ sơ sinh
- Service-BW: Geburt
- Aufenthaltsgesetz, Điều 33: Trẻ sinh tại Đức
- Aufenthaltsgesetz, Điều 81: Thời hạn nộp Aufenthaltstitel
Thông tin mang tính hướng dẫn chung. Giấy tờ và quy trình có thể khác theo tình trạng hôn nhân, quốc tịch, bảo hiểm, nơi cư trú và cơ quan xử lý.