Khi làm Anmeldung sau khi chuyển nhà, một giấy tờ nhỏ nhưng rất quan trọng là Wohnungsgeberbestätigung. Theo ServicePortal Berlin, hợp đồng thuê nhà không thay thế được giấy xác nhận này; nếu thiếu, hồ sơ đăng ký cư trú có thể không hoàn tất.
Wohnungsgeberbestätigung là gì?
Wohnungsgeberbestätigung là giấy xác nhận việc chuyển vào nhà do Wohnungsgeber cấp. Trong thực tế, Wohnungsgeber thường là chủ nhà, công ty quản lý nhà hoặc bên có quyền cho người khác vào ở.
Giấy này dùng để xác nhận:
- Ai đã chuyển vào căn hộ.
- Chuyển vào địa chỉ nào.
- Ngày chuyển vào là ngày nào.
- Ai là người xác nhận việc chuyển vào.
Vì sao giấy này quan trọng khi Anmeldung?
Anmeldung là thủ tục đăng ký nơi cư trú. Khi một người chuyển vào nơi ở mới và phải đăng ký địa chỉ, Bürgeramt cần căn cứ để biết việc chuyển vào là có thật.
Wohnungsgeberbestätigung chính là giấy xác nhận từ phía người cho ở. Nếu thiếu giấy này, việc có hợp đồng thuê nhà hoặc đã trả tiền thuê thường vẫn chưa đủ để hoàn tất thủ tục.
Hợp đồng thuê nhà có thay được Wohnungsgeberbestätigung không?
Không. Việc xuất trình hợp đồng thuê nhà không thay thế Wohnungsgeberbestätigung.
Lý do cần phân biệt:
- Hợp đồng thuê nhà chứng minh quan hệ thuê nhà.
- Wohnungsgeberbestätigung xác nhận việc người thuê đã thực sự chuyển vào.
- Ngày ký hợp đồng không nhất thiết là ngày chuyển vào.
- Bürgeramt cần giấy xác nhận đúng cho thủ tục đăng ký cư trú.
Giấy xác nhận phải có những thông tin gì?
Theo ServicePortal Berlin, Wohnungsgeberbestätigung cần có các thông tin chính sau:
- Tên và địa chỉ của Wohnungsgeber.
- Nếu Wohnungsgeber không phải chủ sở hữu, cần có thêm tên của chủ sở hữu.
- Ngày chuyển vào.
- Địa chỉ căn hộ.
- Tên những người có nghĩa vụ đăng ký cư trú.
- Chữ ký xác nhận.
Khi nào nên xin Wohnungsgeberbestätigung?
Nên xin giấy này ngay khi thống nhất ngày chuyển vào, hoặc chậm nhất trong giai đoạn nhận chìa khóa và dọn vào nhà. Wohnungsgeber có nghĩa vụ xác nhận việc chuyển vào bằng văn bản trong vòng 2 tuần sau ngày chuyển vào.
Nên làm sớm vì:
- Anmeldung thường phải thực hiện trong vòng 14 ngày sau khi chuyển vào.
- Nếu giấy bị thiếu thông tin, còn thời gian yêu cầu sửa lại.
- Nếu cần đặt lịch Bürgeramt, nên có giấy sẵn trước ngày hẹn.
- Nếu làm online, giấy này có thể cần tải lên trong quy trình đăng ký.
Ai là người cấp giấy này?
Người cấp thường là bên cho phép người cư trú chuyển vào nhà. Tùy tình huống, đó có thể là:
- Chủ sở hữu căn hộ.
- Công ty quản lý bất động sản.
- Người cho thuê chính.
- Người đại diện hợp pháp của chủ nhà hoặc bên cho thuê.
Nếu người ký không phải chủ sở hữu, thông tin chủ sở hữu vẫn có thể cần được ghi trên giấy xác nhận theo yêu cầu của Berlin.
Một căn hộ có nhiều người chuyển vào thì ghi thế nào?
Nếu nhiều người cùng chuyển vào và đều phải Anmeldung, giấy xác nhận nên ghi đầy đủ tên những người có nghĩa vụ đăng ký cư trú.
Cần kiểm tra kỹ:
- Tên có đúng như giấy tờ tùy thân không.
- Có thiếu thành viên gia đình hoặc người ở cùng không.
- Ngày chuyển vào có thống nhất với thực tế không.
- Địa chỉ căn hộ có đầy đủ số nhà, tầng, căn hộ hoặc phần bổ sung nếu có không.
Làm Anmeldung online có cần Wohnungsgeberbestätigung không?
Có thể cần. Theo quy trình Berlin, khi đăng ký online và ở nhà thuê, người làm thủ tục nhập dữ liệu nơi ở mới và tải lên Einzugsbestätigung của Wohnungsgeber hoặc Vermietenden.
Vì vậy, trước khi bắt đầu online nên chuẩn bị:
- File ảnh hoặc PDF rõ nét của giấy xác nhận.
- Thông tin địa chỉ chính xác.
- Ngày chuyển vào.
- Tài khoản BundID và eID nếu thuộc nhóm được Anmeldung online.
Đi Bürgeramt trực tiếp cần lưu ý gì?
Khi làm trực tiếp tại Bürgeramt, nên mang bản giấy Wohnungsgeberbestätigung đã có chữ ký. Nếu người khác đi thay, ngoài giấy xác nhận chỗ ở còn cần giấy ủy quyền và mẫu Anmeldung đã ký.
Trước ngày hẹn nên kiểm tra:
- Có mẫu Anmeldung đã điền chưa.
- Có giấy tờ tùy thân hợp lệ chưa.
- Wohnungsgeberbestätigung có đủ thông tin bắt buộc chưa.
- Người đi thay có giấy ủy quyền chưa.
- Nếu có trẻ em hoặc nhiều nơi ở, có giấy tờ bổ sung phù hợp chưa.
Vì sao nên giữ lại bản sao?
Sau khi Anmeldung, nên giữ lại một bản sao hoặc file scan của Wohnungsgeberbestätigung. Giấy này có thể hữu ích nếu cần đối chiếu ngày chuyển vào, làm hồ sơ nội bộ hoặc kiểm tra lại thông tin địa chỉ.
Nên lưu cùng các giấy tờ chuyển nhà khác:
- Hợp đồng thuê nhà.
- Meldebestätigung sau khi Anmeldung.
- Biên bản bàn giao nhà nếu có.
- Thư từ của chủ nhà hoặc công ty quản lý.
Nguồn tham khảo
ServicePortal Berlin – Wohnsitz – Alleinige Wohnung oder Hauptwohnung anmelden