Chuyển nhà ở Đức không chỉ là đóng thùng đồ và bàn giao căn hộ. Người chuyển nhà còn phải đăng ký nơi ở mới, cập nhật địa chỉ với nhiều cơ quan và kiểm tra lại các hợp đồng liên quan. Danh sách dưới đây giúp sắp xếp thủ tục chuyển nhà ở Đức theo từng nhóm công việc để hạn chế bỏ sót và phát sinh chi phí.
Đăng ký địa chỉ mới trong vòng hai tuần
Thủ tục quan trọng nhất khi chuyển nhà ở Đức là đăng ký nơi ở mới tại cơ quan đăng ký cư trú, thường được gọi là Bürgeramt, Bürgerbüro hoặc Meldebehörde.
Theo Luật Đăng ký cư trú Liên bang, người chuyển vào một căn hộ phải đăng ký trong vòng hai tuần kể từ ngày thực tế dọn vào. Khi chuyển nhà trong phạm vi nước Đức, thông thường chỉ cần đăng ký tại địa phương mới; cơ quan này sẽ thông báo cho địa phương cũ.
Hồ sơ thường cần chuẩn bị gồm:
- Hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân còn hiệu lực;
- Mẫu đăng ký theo yêu cầu của địa phương;
- Wohnungsgeberbestätigung do chủ nhà hoặc bên cho thuê cấp;
- Giấy tờ của các thành viên cùng chuyển đến, nếu đăng ký theo gia đình;
- Giấy ủy quyền nếu người khác thực hiện thủ tục thay.
Một số địa phương đã cung cấp dịch vụ đăng ký cư trú điện tử. Tuy nhiên, phạm vi áp dụng và điều kiện sử dụng có thể khác nhau, vì vậy nên kiểm tra trên cổng dịch vụ của thành phố hoặc Gemeinde mới.
Yêu cầu Wohnungsgeberbestätigung đúng thời hạn
Wohnungsgeberbestätigung là giấy xác nhận việc chuyển vào nhà ở. Chủ nhà, công ty quản lý hoặc người được ủy quyền có trách nhiệm cấp giấy này để người thuê hoàn tất Anmeldung.
Giấy xác nhận thường thể hiện:
- Tên và địa chỉ của bên cung cấp chỗ ở;
- Tên chủ sở hữu nếu bên cung cấp chỗ ở không phải chủ sở hữu;
- Ngày chuyển vào;
- Địa chỉ căn hộ;
- Họ tên những người phải đăng ký cư trú.
Nếu không nhận được giấy xác nhận đúng hạn, người có nghĩa vụ đăng ký nên thông báo ngay cho Meldebehörde thay vì để quá thời hạn đăng ký.
Phân biệt Hauptwohnung và Nebenwohnung
Nếu duy trì nhiều nơi ở tại Đức, người chuyển nhà phải khai rõ đâu là nơi ở chính và đâu là nơi ở phụ. Hauptwohnung về nguyên tắc là căn nhà được sử dụng chủ yếu, không đơn thuần là địa chỉ được tự do lựa chọn.
Việc xác định đúng loại nơi ở có thể ảnh hưởng đến thủ tục hành chính và thuế nơi ở thứ hai tại một số thành phố. Khi thay đổi nơi ở chính, cần thông báo cho cơ quan có thẩm quyền trong thời hạn quy định.
Cập nhật giấy tờ cá nhân và hồ sơ cư trú
Khi làm Anmeldung, nên hỏi ngay về việc cập nhật địa chỉ trên giấy tờ tùy thân.
Ngoài ra, tùy tình trạng cá nhân, cần kiểm tra và cập nhật địa chỉ với:
- Ausländerbehörde đối với hồ sơ cư trú có liên quan;
- Finanzamt và tài khoản ELSTER;
- Cơ quan nhận trợ cấp hoặc Familienkasse;
- Agentur für Arbeit hoặc Jobcenter;
- Trường học, Kita, trường đại học hoặc cơ sở đào tạo.
Không phải mọi thay đổi đều được truyền tự động giữa các cơ quan. Vì vậy, cần kiểm tra riêng từng hồ sơ đang sử dụng.
Thông báo địa chỉ cho bảo hiểm, ngân hàng và nơi làm việc
Một phần quan trọng trong danh sách thủ tục chuyển nhà ở Đức là cập nhật địa chỉ với các đơn vị đang gửi thư, hóa đơn hoặc tài liệu hợp đồng.
- Bảo hiểm y tế và các công ty bảo hiểm khác;
- Ngân hàng, công ty thẻ tín dụng và tổ chức tài chính;
- Người sử dụng lao động hoặc cơ sở đào tạo;
- Công ty điện thoại, Internet và truyền hình;
- Các dịch vụ đăng ký, hội viên và cửa hàng trực tuyến;
- Luật sư, cố vấn thuế hoặc các đối tác đang xử lý hồ sơ.
Có thể đăng ký Nachsendeauftrag để bưu điện chuyển tiếp thư đến địa chỉ mới. Dịch vụ này hữu ích trong giai đoạn chuyển tiếp nhưng không thay thế nghĩa vụ cập nhật địa chỉ trực tiếp.
Xử lý hợp đồng điện, khí đốt và Internet
Trước ngày bàn giao nhà, nên ghi lại chỉ số công-tơ điện, khí đốt và nước, chụp ảnh làm bằng chứng, đồng thời gửi số liệu cho nhà cung cấp hoặc chủ nhà.
Cần kiểm tra từng hợp đồng để xác định:
- Hợp đồng có được chuyển sang địa chỉ mới hay không;
- Thời hạn báo chuyển nhà hoặc chấm dứt hợp đồng;
- Nhà cung cấp có phục vụ tại khu vực mới hay không;
- Có phát sinh phí lắp đặt hoặc đổi thiết bị hay không;
- Thời điểm hoàn trả router và thiết bị thuê.
Không nên tự động cho rằng chuyển nhà đồng nghĩa với quyền chấm dứt mọi hợp đồng. Quyền hủy phụ thuộc vào loại hợp đồng, điều khoản và khả năng tiếp tục cung cấp dịch vụ tại địa chỉ mới.
Đăng ký Rundfunkbeitrag tại địa chỉ mới
Rundfunkbeitrag được tính theo căn hộ. Khi chuyển nhà ở Đức, cần thông báo địa chỉ mới cho Beitragsservice. Nếu chuyển vào sống cùng người đã đóng khoản phí này cho căn hộ, nên cung cấp Beitragsnummer của người đó để tránh đăng ký trùng.
Nếu cả hộ gia đình cùng chuyển đi, cần cập nhật tài khoản đóng phí theo địa chỉ mới. Trường hợp ra nước ngoài hoặc căn hộ cũ không còn người sử dụng, có thể cần làm thủ tục hủy đăng ký theo điều kiện áp dụng.
Ummeldung ô tô và giấy phép đỗ xe cư dân
Nếu chuyển sang thành phố hoặc Landkreis khác, chủ xe cần thực hiện thủ tục cập nhật đăng ký phương tiện. Service-BW cũng khuyến nghị kiểm tra sớm xem khu vực mới có yêu cầu Bewohnerparkausweis hay không.
Người đang có giấy phép đỗ xe cư dân tại nơi ở cũ nên thông báo việc rời khu vực và hoàn trả giấy phép theo hướng dẫn của địa phương. Khi cần xe tải chuyển nhà hoặc chỗ đỗ trước cửa, có thể xin thiết lập khu vực cấm đỗ tạm thời.
Bàn giao căn hộ cũ bằng biên bản
Biên bản bàn giao giúp ghi nhận tình trạng căn hộ tại thời điểm trả nhà. Nội dung nên bao gồm:
- Tình trạng từng phòng và các hư hỏng đã biết;
- Chỉ số công-tơ điện, nước và khí đốt;
- Số lượng chìa khóa đã bàn giao;
- Ngày và giờ bàn giao;
- Chữ ký của các bên;
- Ảnh chụp căn hộ và thiết bị đi kèm.
Cần đọc hợp đồng thuê để xác định nghĩa vụ sửa chữa, sơn lại hoặc dọn vệ sinh. Không phải mọi yêu cầu của chủ nhà đều tự động có hiệu lực; căn cứ trước hết là hợp đồng và quy định pháp luật áp dụng.
Tổ chức rác thải và đồ cồng kềnh
Khi dọn nhà thường phát sinh đồ nội thất cũ, thiết bị điện và nhiều loại rác khác nhau. Không nên để đồ cồng kềnh trên vỉa hè khi chưa đăng ký.
Có thể kiểm tra các lựa chọn sau tại địa phương:
- Đăng ký thu gom Sperrmüll;
- Đưa đồ đến Wertstoffhof hoặc Recyclinghof;
- Đặt hoặc trả thùng rác theo địa chỉ mới;
- Xử lý riêng thiết bị điện, hóa chất và rác nguy hại;
- Cho tặng hoặc bán lại đồ còn sử dụng được.
Checklist thủ tục chuyển nhà ở Đức
- Chấm dứt hoặc điều chỉnh hợp đồng thuê đúng thời hạn;
- Đặt lịch Übergabe và lập biên bản bàn giao;
- Nhận Wohnungsgeberbestätigung;
- Đăng ký địa chỉ mới trong vòng hai tuần;
- Xác định Hauptwohnung và Nebenwohnung nếu có nhiều nơi ở;
- Cập nhật giấy tờ, hồ sơ cư trú và hồ sơ hành chính;
- Thông báo cho bảo hiểm, ngân hàng và nơi làm việc;
- Điều chỉnh hợp đồng điện, khí đốt, nước và Internet;
- Cập nhật Rundfunkbeitrag;
- Đăng ký lại phương tiện và giấy phép đỗ xe nếu cần;
- Đăng ký chuyển tiếp thư;
- Xử lý rác và đồ cồng kềnh đúng quy định;
- Lưu hóa đơn, ảnh công-tơ và toàn bộ giấy tờ bàn giao.
Nguồn tham khảo chính thức
- Service-BW: Umzug
- Service-BW: Wohnsitz anmelden
- Service-BW: Meldepflicht
- Service-BW: Fahrzeug und Bewohnerparkausweis
- Bundesmeldegesetz § 17
- Bundesmeldegesetz § 19
Thông tin mang tính hướng dẫn chung. Thủ tục, giấy tờ và hình thức nộp hồ sơ có thể khác nhau tùy địa phương và trường hợp cụ thể.
