Theo điều §147 của bộ luật AO (Abgabeordnung – Luật thuế doanh nghiệp), hồ sơ kế toán tùy từng trường hợp cụ thể cần phải được lưu giữ 6 hoặc 10 năm. Từ ngày 1.1.09, các loại hồ sơ sau có thể hủy:
a) Các hồ sơ thuộc mức lưu 10 năm:
– Các giấy tờ như sổ sách thống kê, báo cáo, tài khoản, các văn bản ghi chú tay được đến cuối năm 1998.
– Các hồ sơ văn bản được thảo ra năm 1998 hay trước đó như danh sách hàng tồn kho, báo cáo thuế cuối năm, báo cáo kho, báo cáo đầu kỳ khi thành lập công ty, các văn bản hướng dẫn lao động
– Các hóa đơn kế toán (ví dụ hóa đơn mua hàng, bán hàng, danh sách lương công nhân… ) của năm 1988.
Đối với các chương trình kế toán thực hiện bằng máy tính, các dữ liệu tương tự như trên cũng cần phải lưu giữ như thời gian quy định. Khi thay đổi hệ thống cần lưu ý việc các dữ liệu đang có phải được chuyển sang hệ thống mới, hoặc các chương trình cũ vẫn có thể sử dụng để đọc dữ liệu trước kia.
b) Các hồ sơ thuộc mức lưu 6 năm:
– Tài khoản lương và các hồ sơ liên quan của năm 2002 trở về trước (điều §41 phần 1 Luật thuế thu nhập EStG).
– Các văn bản, thư từ liên lạc với bạn hàng của năm 2002 trở về trước.
– Các văn bản khác liên quan đến thủ tục thuế của năm 2002 trở về trước.
Cần lưu ý thêm các điều §169, §170 bộ luật thuế AO. Theo đó việc hủy tài liệu cũ theo thời hạn bảo quản sẽ không được xem là hợp pháp, nếu như thời hạn tiến hành thủ tục áp thuế (Steuerfestsetzung) chưa chấm dứt.
(Hoài Nam tổng hợp)
